088 - 24 24 611
Digitalisering in het notariaat zorgt ervoor dat u steeds meer zaken online kunt voorbereiden. Denk aan documenten aanleveren, vragen beantwoorden, uw identiteit controleren en een afspraak met de notaris voorbereiden. Het daadwerkelijk ondertekenen van een notariële akte moet echter in veel situaties nog op het notariskantoor gebeuren.
In dit artikel leest u welke zaken al digitaal kunnen, wat de voordelen zijn en waarom persoonlijk advies van de notaris belangrijk blijft.
Waarom digitaliseert het notariaat?
Notariskantoren verwerken dagelijks grote hoeveelheden documenten en persoonsgegevens. Een deel van het werk bestaat uit controles, communicatie en administratieve handelingen.
Door deze werkzaamheden slimmer digitaal in te richten, kan een notariskantoor dossiers sneller voorbereiden. De notaris houdt zo meer tijd over voor juridische controle en persoonlijk advies.
Digitalisering kan onder andere helpen bij:
- het compleet maken van uw dossier;
- het veilig aanleveren van documenten;
- het controleren van persoonsgegevens;
- het plannen van afspraken;
- het beantwoorden van standaardvragen;
- het volgen van de voortgang van uw dossier.
Digitalisering verandert dus de manier waarop u en de notaris informatie uitwisselen.
Welke notariële zaken kunt u digitaal regelen?
Hoe digitaal het proces verloopt, verschilt per notariskantoor en per soort akte. Bij veel kantoren kunt u inmiddels een groot deel van de voorbereiding online doen.
Documenten digitaal aanleveren
Vaak kunt u documenten via een beveiligde omgeving uploaden. Bij de aankoop van een woning kan het bijvoorbeeld gaan om:
- een koopovereenkomst;
- een identiteitsbewijs;
- gegevens over uw hypotheek;
- informatie over uw burgerlijke staat;
- aanvullende afspraken met de verkoper.
U hoeft deze documenten daardoor niet meer per post te versturen of tijdens een afspraak mee te nemen. Een beveiligd klantportaal is hierbij belangrijk. Notariële dossiers bevatten namelijk veel vertrouwelijke persoonsgegevens.
Online vragenlijsten invullen
Voor het maken van een akte heeft de notaris informatie nodig over uw persoonlijke situatie en uw wensen. Steeds meer kantoren verzamelen deze gegevens via een digitale vragenlijst.
Wilt u bijvoorbeeld een testament laten opstellen? Dan kan de notaris vooraf vragen stellen over uw gezinssamenstelling, bezittingen en wensen voor uw nalatenschap.
Bij een samenlevingscontract kunnen vragen gaan over de woning, gezamenlijke kosten en afspraken bij een eventuele beëindiging van de relatie.
Een digitale vragenlijst vervangt het advies van de notaris niet. De antwoorden helpen de notaris wel om het gesprek goed voor te bereiden.
Een bespreking via videobellen
Sommige notarissen bieden de mogelijkheid om een eerste gesprek via een beveiligde videoverbinding te voeren. Vanuit huis bespreekt u dan uw situatie met de notaris en u kan vragen stellen.
Soms is ook videobellen mogelijk. Dat hangt af van het notariskantoor en de soort dienstverlening. Voor het ondertekenen van veel notariële akten blijft echter een bezoek aan het kantoor nodig.
Digitaal een offerte aanvragen
Ook het zoeken naar een notaris gebeurt vooral online.
Let bij het vergelijken niet alleen op de prijs. Controleer ook:
- welke werkzaamheden in het tarief zijn inbegrepen;
- of bijkomende kosten worden genoemd;
- wanneer de notaris tijd heeft;
- welke documenten u moet aanleveren;
- of afspraken online kunnen plaatsvinden.
Via DeGoedkoopsteNotaris.nl kunt u notarissen en tarieven vergelijken. Een offerteaanvraag is gratis en vrijblijvend. U kunt tot 4 gratis offertes opvragen.
Kan een notariële akte digitaal worden ondertekend?
Voor de meeste akten moet u nog persoonlijk bij de notaris verschijnen. De notaris controleert dan uw identiteit, bespreekt de inhoud van de akte en controleert of u begrijpt waarvoor u tekent.
Een gewone elektronische handtekening is daarom niet automatisch voldoende voor een notariële akte.
Voor de digitale oprichting van een besloten vennootschap bestaan wel afzonderlijke wettelijke mogelijkheden. Onder bepaalde voorwaarden kan een BV via een digitale notariële akte worden opgericht. De notaris moet daarbij nog steeds uw identiteit controleren, juridisch advies geven en beoordelen of de oprichting zorgvuldig verloopt.
Wilt u een onderneming starten? Bekijk dan wat er komt kijken bij het oprichten van een BV en vergelijk de tarieven van notarissen.
Ook het doorhalen van een hypotheek – royement genaamd – kan volledig online evenals het opstellen van een verklaring van erfrecht wat daar een aantal notarissen al 100% online wordt aangeboden.
Kunnen de leveringsakte en hypotheekakte digitaal?
Koopt u een woning, dan krijgt u meestal te maken met zowel een leveringsakte als een hypotheekakte.
De leveringsakte regelt dat de woning officieel op uw naam komt. De hypotheekakte legt de afspraken vast tussen u en uw bank of hypotheekverstrekker.
De voorbereiding van deze akten kan voor een groot deel digitaal verlopen. U kunt documenten uploaden, gegevens controleren en soms een voorbespreking online voeren. Voor het passeren, het officieel ondertekenen bij de notaris, moet u doorgaans nog naar het notariskantoor.
Lees meer over de notariskosten bij het kopen van een huis en vergelijk notarissen voor uw hypotheekakte en leveringsakte.
Wat zijn de voordelen van digitalisering?
Digitalisering kan het notariële proces voor u overzichtelijker en gemakkelijker maken.
U kunt uw dossier sneller compleet maken
Wanneer u documenten direct uploadt, hoeft het notariskantoor niet te wachten op post of losse e-mails. Ook kan sneller duidelijk worden welke informatie nog ontbreekt.
Een compleet dossier betekent niet automatisch dat de akte direct klaar is. De notaris moet alle informatie nog juridisch controleren.
U heeft meer inzicht in de voortgang
In een digitale omgeving kunt u soms zien welke documenten zijn ontvangen en welke acties nog nodig zijn. Hierdoor hoeft u minder vaak telefonisch contact op te nemen. Niet ieder notariskantoor biedt al een uitgebreid klantportaal. Vraag daarom vooraf hoe het kantoor u op de hoogte houdt.
U hoeft minder vaak te reizen
Een intakegesprek of voorbereidende bespreking kan soms online plaatsvinden. Dat is vooral handig wanneer u ver van het notariskantoor woont, weinig tijd heeft of tijdelijk in het buitenland verblijft.
De kans op administratieve fouten kan kleiner worden
Digitale formulieren kunnen controleren of verplichte velden zijn ingevuld. Informatie hoeft bovendien minder vaak handmatig te worden overgenomen.
De notaris blijft verantwoordelijk voor de juridische controle. Technologie ondersteunt het werk, maar neemt die verantwoordelijkheid niet over.
Wordt de notaris goedkoper door digitalisering?
Digitalisering kan een notariskantoor tijd besparen, maar leidt niet automatisch tot een lager tarief. De prijs van een notariële dienst hangt ook af van:
- de complexiteit van uw situatie;
- de tijd die de notaris nodig heeft;
- het aantal benodigde controles;
- aanvullende werkzaamheden;
- externe kosten en belastingen;
- het tarief van het notariskantoor.
Notaristarieven zijn niet overal hetzelfde. Daarom kan vergelijken u helpen om een passende notaris te vinden.
Controleer altijd wat in de offerte is opgenomen. Een laag basistarief kan hoger uitvallen wanneer later extra werkzaamheden of kosten worden toegevoegd.
Hoe blijft uw informatie veilig?
Een notaris verwerkt gevoelige gegevens over uw financiën, familie, woning en onderneming. Digitale dienstverlening moet daarom goed beveiligd zijn.
Een notariskantoor moet passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen. Denk aan:
- beveiligde verbindingen;
- toegangscontrole;
- veilige opslag van documenten;
- controle van uw identiteit;
- registratie van wijzigingen;
- bescherming tegen onbevoegde toegang.
Stuur vertrouwelijke documenten bij voorkeur via het beveiligde portaal van de notaris. Een gewone e-mail is niet altijd de veiligste manier om een kopie van uw identiteitsbewijs of financiële documenten te delen.
Blijft persoonlijk advies nodig?
Ja. Digitalisering maakt de voorbereiding gemakkelijker, maar vervangt de juridische rol van de notaris niet.
De notaris onderzoekt onder andere:
- of u begrijpt wat u ondertekent;
- of de afspraken juridisch uitvoerbaar zijn;
- of de akte past bij uw persoonlijke situatie;
- of u uit eigen vrije wil handelt;
- of de gevolgen voldoende met u zijn besproken.
Bij een testament, samenlevingscontract of huwelijkse voorwaarden kunnen kleine verschillen in uw situatie grote juridische gevolgen hebben. Een standaard digitaal formulier is daarom niet altijd voldoende.
Een goede digitale notaris combineert een efficiënt proces met ruimte voor persoonlijke uitleg en vragen.
Waar moet u op letten bij het kiezen van een digitale notaris?
Vraag vooraf welke onderdelen u online kunt regelen en welke afspraken op kantoor plaatsvinden. Let daarnaast op de bereikbaarheid van het kantoor en de duidelijkheid van de offerte.
Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Kan ik documenten via een beveiligde omgeving aanleveren?
- Is een intake of bespreking via videobellen mogelijk?
- Hoe controleert het kantoor mijn identiteit?
- Welke werkzaamheden zijn in de offerte inbegrepen?
- Wanneer kan de akte worden gepasseerd?
- Wie kan ik bellen als ik vragen heb?
De meest digitale notaris is niet automatisch de beste keuze. Kies een kantoor dat past bij uw situatie, planning en behoefte aan begeleiding.
Digitalisering biedt gemak, maar rechtszekerheid blijft leidend
Digitalisering maakt de voorbereiding van notariële zaken steeds eenvoudiger. U kunt gegevens online doorgeven, documenten veilig uploaden en soms vanuit huis met de notaris overleggen.
Voor veel akten blijft persoonlijk contact nodig. De notaris moet uw identiteit controleren, uw wensen bespreken en ervoor zorgen dat de juridische gevolgen duidelijk zijn.
Digitalisering ondersteunt deze werkzaamheden. De zorgvuldigheid en onafhankelijkheid van de notaris blijven de basis van uw rechtszekerheid.
Wat kost een notaris voor uw situatie?
Notaristarieven kunnen per kantoor verschillen. Vergelijk notarissen in uw omgeving en vraag gratis en vrijblijvend offertes aan.